25 травня під час засідання колегії ОДА директорка Державного архіву області Катерина Бурдуваліс представила до уваги присутніх інформацію щодо забезпечення збереженості до­кументів в органах виконавчої влади і місцевого само­врядування Хмель­ницької області.

В процесі адміністративно-територіальної реформи, коли гостро постало питання реорганізації архівних відділів райдержадміністрацій, збереження трудових архівів, створення архівних підрозділів у виконкомах сільських, селищних, міських рад територіальних громад, в області, оперативно був вироблений певний алгоритм дій щодо трансформації архівів в умовах адміністративної-територіальної реформи, завдяки чому збережено всю мережу архівних установ області.

У січні 2021 року на території Хмельницької області було утворено три архівних відділи: Кам’янець-Подільської ― 5 штатних одиниць, з віддаленими робочими місцями в місті Дунаївці, селищах Нова Ушиця, Чемерівці; Хмельницької ― 12 штатних одиниць, з віддаленими робочими місцями в містах Волочиськ, Городок, Деражня, Красилів, Старокостянтинів, селищах Летичів, Віньківці, Стара Синява, Теофіполь, Ярмолинці; Шепетівської ― 5 штатних одиниць, з віддаленими робочими місцями у містах Ізяслав, Славута, Полонне, селищі Білогір’я райдержадміністрацій, які є юридичними особами публічного права.

В органах місцевого самоврядування функціонують 6 архівних відділів Деражнянської, Старокостянтинівської, Нетішинської, Хмельницької, Шепетівської міських рад, Кам’янець-Подільський міський архів та 23 трудових архіви районних, міських та селищних рад.

В ході проведення адміністративно-територіальної реформи, де раніше було утворено територіальні громади, трудові архіви відповідних територій замінили розпорядника коштів і перейшли до селищних рад територіальних громад, (Летичівський, Новоушицький, Старосинявський), Полонський до міської територіальної громади.

На початку 2020 року Державний архів зініціював збереження всієї мережі трудових архівів шляхом заміни розпорядника коштів з районних рад на селищних, міських рад територіальних громад, завдяки чому вдалося зберегти мережу трудових архівів та майже всю штатну чисельність, в кількості 43 штатних одиниць. Всі трудові архіви Хмельницької області знаходяться на дольовому  фінансуванні з бюджетів територіальних громад, згідно прийнятих програм фінансування установ.

Проте, відмітила посадовиця, як і зазвичай під час проведення будь-яких реформ, не вдалося уникнути втрат в архівних установ області. В процесі адміністративно-територіальної реформи, скорочення кадрів, частково втратили кадровий потенціал архівної галузі. У відокремлених робочих місцях (архівних відділах колишніх районів) скорочено другу штатну одиницю. Начальники архівних відділів втратили статус керівника і залишились головними спеціалістами відділених робочих місць, але навантаження на працівника не зменшилось.

Сьогодні Держархів спільно з керівництвом Державної архівної служби України та облдержадміністрації працює над вдосконаленням реформованої архівної галузі області. Бачимо необхідність створенням архівних секторів у відокремлених робочих місцях, по можливості будемо додавати по одній штатній одиниці до кожного сектору, а також ініціювати створення архівного управління в Хмельницькій райдержадміністрації (з введенням додаткових штатних одиниць у центральній садибі), до складу якої увійшло одинадцять колишніх районів і на зберіганні у архівному відділі Хмельницької райдержадміністрації знаходиться близько 250 тисяч одиниць зберігання управлінської документації.

Джерелами комплектування архівних підрозділів області є 1408 юридичних осіб, які передають документи на постійне зберігання, серед яких 562 – в органах виконавчої влади і місцевого самоврядування. За паспортними даними на 01 січня 2021 року у Державному архіві Хмельницької області (Держархів) зберігається 8204 фонди (2033315 одиниць зберігання (од.зб.)), в архівних відділах райдержадміністрацій ― 3047 фондів (392103 од.зб.), в архівних відділах міських рад ― 396 фондів (74843 од.зб.) документів постійного зберігання, у трудових архівах ― 4467 фондів (480932 од.зб.) з кадрових питань (особового складу).

На виконання законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо посилення протидії незаконному обігу архівних документів», Держархівом з 2014 року започатковано проєкт огляд на краще забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду (НАФ) та стану діловодства в установах та закладах культури, охорони здоров’я, освіти і науки області (Огляд).

В рамках Огляду, протягом 2020 року – І кварталу 2021 року (звітний період) архівісти області прийняли на державне зберігання 48038 од.зб. управлінської документації, 301 од.зб. документів особового походження відомих людей краю, 2567 од.обл. фото-, фоно-, відео документів, закартоновано 34308 справ, перекартоновано 42173 справи, перевірено наявність 67150 справ.

Відповідно до чинного законодавства архівними установами області  реалізовується комплекс заходів із приймання на державне зберігання документації, перевіряння наявності та фізичного стану справ, ремонту та реставрації документів, створення цифрового фонду користування від органів виконавчої влади та місцевого самоврядування області. Так, протягом звітного періоду відреставровано 11099 аркушів документів, здійснено ремонт 8707  аркушів документів, оправлено і підшито 4285 справ.

Держархів трансформував діяльність у напрямі оцифрування фондів, оперативного надання користувачам інформації документів в електронному вигляді та відкриття можливостей віддаленого доступу. На 01 травня 2021 року до мережевого файлового сховища внесено 40 тис. справ (6,1 млн. файлів (копій), 10,97 Тб), що є одним із найкращих показників серед архівних установ України. Оцифровуються документи, які постраждали у пожежі 2003 року в Кам’янець-Подільському міському архіві, метричні книги церков Подільської губернії, РАЦСів області періоду 1920-30-х років, архівно-слідчі справи репресивних органів, архівні справи фондів, якими постійно цікавляться науковців та дослідників, описи, інші елементи довідкового апарату. Роботу з оцифровування документів проводить Кам’янець-Подільський міський архів та архівний відділ Хмельницької міської ради

На засіданнях експертно-перевірної комісії Держархіву (ЕПК) розглянуто і схвалено 58990 од.зб. управлінської документації, погоджено 28512 од.зб. з кадрових питань (особового складу), 410 номенклатур справ, 223 інструкції з діловодства, 432 положення про архівні підрозділи та експертні комісії документів органів виконавчої влади і місцевого самоврядування.

Поряд з цим, проблемними залишаються питання матеріально-технічного забезпечення архівних установ області. Також потребують капітального ремонту внутрішні системи автоматичного пожежогасіння, вентиляції та кондиціювання повітря, фасади будівель обох корпусів Держархіву. Архівосховища у віддалених архівних підрозділах райдержадміністрацій  міст Городок, Кам’янець-Подільської, селищ Віньківці, Летичів, Чемерівці завантажені на 100% і потребують виділення додаткових приміщень. Потребують стелажного обладнання архівні відділи райдержадміністрацій та Шепетівської міської ради.

За словами Катерини Бурдуваліс, бачення Держархіву області полягає у необхідності просити голів райдержадміністрацій, міських рад та територіальних громад вжити заходів щодо забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та з кадрових питань (особового складу), зокрема, щодо матеріально-технічного та кадрового забезпечення архівних підрозділів, організації належного охоронного та протипожежного режиму, формування, обліку, зберігання та використання документів відповідно до чинного законодавства; забезпечити розробку, прийняття та фінансування місцевих програм розвитку архівної справи та впроваджувати системне електронної взаємодії та документообігу.

В свою чергу, перший заступник голови ОДА Сергій Тюрін зауважив, що у процесі адміністративно-територіальної реформи архівна справа посідає все помітніше місце, адже за документами, які фіксують діяльність у будь-якій сфері, прийдешні покоління вивчатимуть історико-документальну спадщину нашого часу.

“Сьогодні можемо говорити, що загалом мережа архівних установ області забезпечує відповідні соціальні потреби громадян та установ. Усі архівні установи забезпечено відповідними приміщеннями, комп’ютерною технікою. Однак у процесі адміністративно-територіальної реформи не вдалося уникнути втрат в архівних установах області – це скорочення кадрів, часткова втрата кадрового потенціалу архівної галузі”, – сказав посадовець.

Тому завдання голів районних державних адміністрацій, керівників органів місцевого самоврядування­ – працювати над вдосконаленням реформованої архівної галузі області та вживати заходів щодо забезпечення збереженості документів, сприяти фінансуванню програм розвитку архівної справи на місцях та впроваджувати систему електронного документообігу.

Поділитись —