02.12.2019 — 09:29

ЗВІТ за результатами проведення оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями  Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами голови обласної державної адміністрацій в управлінні молоді та спорту облдержадміністрації

На виконання вимог розпорядження голови облдержадміністрації від 16.10.2019 №728/2019-р «Про проведення оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами голови облдержадміністрації», проаналізовано роботу управління молоді та спорту облдержадміністрації щодо виконання завдань, визначених актами Президента України, рішеннями Уряду, розпорядчими документами голови обласної державної адміністрації.

У своїй діяльності управління керується Регламентом обласної державної адміністрації, інструкцією з діловодства та Положенням про управління молоді та спорту Хмельницької обласної державної адміністрації (розпорядження від 03.01.2018 №22/2018-р).

Встановлено, що управлінням проводиться робота із забезпечення реалізації вимог, визначених актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, інших центральних органів влади, розпорядженнями і дорученнями голови обласної державної адміністрації.

Робота управління спрямовується на забезпечення реалізації державної політики у сферах молоді, фізичної культури та спорту.

Необхідно зазначити, що у листопаді 2018 року в управлінні молоді та спорту облдержадміністрації проведено оцінку ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами голови облдержадміністрації, за результатами якої роботу управління визначено як неефективну.

Планування діяльності управління

Під час вивчення стану планування в управлінні встановлено, що робота в цьому напрямку, порівняно із минулим роком, дещо покращилася. Так, розробляються квартальні та місячні плани роботи, затверджені профільним заступником голови адміністрації, як передбачено п.13 Регламенту, терміни затвердження відповідають вимогам. Проте, у планах роботи управління не відображено усіх напрямків роботи та заходів, що готуються управлінням та проводяться за участю його фахівців.

Працівники управління формують квартальні плани роботи відділів, минулоріч їх не було. Місячні плани роботи відділів не складаються.

Слід зазначити, що працівниками управління, в основному, вчасно забезпечується надання пропозицій для формування планів роботи адміністрації, а також щомісяця та щотижня – заходи, які заплановано провести в області, проте іноді заходи подаються після нагадування.

На належному рівні здійснюється інформування про виконання заходів, передбачених планами роботи облдержадміністрації. Інформації надходять вчасно та в повному обсязі.

Робота по організації апаратних нарад проводиться, разом з тим, за 2019 рік наявні лише чотири протоколи. Протоколи ведуться формально та потребують більш ґрунтовного опрацювання.

Стан виконавської дисципліни

Протягом 10 місяців 2019 року до управління, як головного виконавця, направлено 202 документи. Більшість документів виконано вчасно.

Разом з тим, звернення народного депутата України Ж.Беленюка від 07.11.20196 №174 (вх. ОДА від 08.11.2019 №55/7543-11-38/2019) стосовно участі представників облдержадміністрації у засіданні круглого столу та підготовки інформації про проблеми спорту та можливі шляхи їх вирішення виконано не якісно та з порушенням субординації інформування. Так, відповідь народному депутату направлено за підписом керівника управління.

Управління організовує роботу Координаційної ради з питань національно-патріотичного виховання при обласній державній адміністрації (розпорядження голови адміністрації від 16.03.2017 №188/2017-р). Згідно п.9 Положення про Координаційну раду її засідання проводяться не рідше одного разу на місяць. Проте, протягом 10 місяців цього року проведено 8 засідань. За результатами засідань оформляються протоколи, які відповідають вимогам.

Під час вибіркового аналізу виконання розпорядчих документів голови облдержадміністрації з’ясовано, що інформації, в цілому, готуються якісно та вчасно. Разом з тим, виявлено два розпорядження, що залишилися поза увагою керівництва та працівників управління, а саме:

– від 03.01.2019 №4/2019-р «Про орієнтовний план консультацій з громадськістю на 2019 рік»;

– від 31.05.2019 №369/2019-р «Про підготовку до оздоровчої кампанії «Літо-2019».

Ведення діловодства

Відповідальність за організацію роботи з документами в управлінні по­кладено на провідного спеціаліста відділу з питань молоді, у посадовій інструкції якого визначено повнова­ження та обов’язки з питань роботи з документами.

Усі документи, які надходять до управління, реєструються у журналах, після чого передаються керівнику для накладання резолюції, про що здійсню­ється відповідна відмітка у журналі. Вихідні документи також реєструються у журналах. В управлінні не запроваджено автоматизовану реєстрацію вхідних та вихідних документів.

Варто зазначити, що документи упорядковано за групами.

Цьогоріч в управлінні зареєстровано 893 вхідних та 1059 ви­хідних документів.

Бланки наказів не нумеруються, вони роздруковуються виконавцями і залишаються без належного обліку.

З початку року зареєстровано 957 наказів з основних питань діяльності, 33 – з кадрових питань, 23 – щодо відпусток та 3 – з адміністративно-господарських питань.

Виявлено випадки реєстрації наказів не за змістом управ­лінської дії. Так, окремі накази з кадрових питань зареєстровано як накази з адміністра­тивно-господарських питань.

Якість підготовки та оформлення наказів дещо поліпшилася, вони форму­ються помісячно, додатки підписуються. Разом з тим, є зауваження до оформлення, форму­вання самих додатків. Накази візуються, відповідно до посадових обов’язків працівників та передаються на підпис керівнику управління.

За підсумками перевірок Головним територіальним управлінням юстиції в області стану додержання законодавства про державну реєстрацію норма­тивно-правових актів, порушень не виявлено.

Необхідно також поновити документи з питань архіву: положення про архівний підрозділ, положення про експертну комісію, номенклатуру справ, оформити описи справ.

Державна служба та управління персоналом

Під час аналізу діяльності управління у сфері проходження державної служби встановлено, що структура управління відповідає вимогам постанови Кабінету Міністрів України від 12.03.2005 року №179 «Про упорядкування структури апарату центральних органів виконавчої влади, її територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій». Згідно затвердженого штатного розпису в управлінні 11 штатних одиниць: 3 посади державної служби категорії «Б» і 8 посад категорії «В», утворено 2 відділи: відділ фізичної культури та спорту і відділ з питань молоді. Тимчасово вакантною є посада начальника відділу з питань молоді.

Посадові інструкції державних службовців управління затверджено начальником управління. Проте, вони не відповідають вимогам Порядку розроблення посадових інструкцій державних службовців категорій «Б» та «В», затвердженого наказом НАДС від 11.09.2019 року №172-19.

Станом на 20 листопада 2019 року, в управлінні на обліку знаходилося  11 трудових книжок. Є книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Разом з тим, в трудових книжках відсутні записи про присвоєння чергових рангів працівникам управління.

Особові картки заповнюються з порушенням вимог наказів НАДС від  22 березня 2016 року №64 «Про затвердження Порядку ведення та зберігання осо­бових справ державних службовців» та від 05 серпня 2016 №156 «Про затвердження форми Особової картки державного службовця та інструкції щодо її заповнення». З 11 особових карток – 10 не відповідають встановленій формі.

В особових справах відсутні обов’язкові документи, зокрема довідка про проведення результатів перевірки (передбачено Законом України «Про очищення влади»), довідка про результати проведення спеціальної перевірки (передбачено Законом України «Про запобігання корупції»), витяг з протоколу засідання конкурсної комісії, подання про присвоєння чергового рангу державного службовця.

Ведеться журнал обліку особових справ державних службовців.

В окремих справах відсутні документи, що є в описі. Заяви про призна­чення, проведення перевірки, відповідно до Закону України «Про очищення влади», надруковано, а не написано власноручно. Документи не прошито та не пронумеровано.

В управлінні відсутні правила внутрішнього трудового розпорядку.

За результатами попередньої перевірки та відповідно до вимог поста­нови Кабінету Міністрів від 20 квітня 2016 року №306 «Питання присвоєння рангів державних службовців та співвідношення між рангами державних служ­бовців та іншими спеціальними званнями» присвоєно чергові ранги державним службовцям управління (С.Кочмарський, В.Козунь, Р.Панівник, Р.Брилюк). Станом на 01.05.2019 не присвоєно чергові ранги Т.Кулібабі та І.Мацьосі.

Наказом начальника управління від 01.02.2018 року №56 затверджено склад конкурсної комісії на зайняття вакантних посад категорії «Б» та «В» управління у складі 6 осіб. Головою комісії є начальник управління В.Клімов. Зазначене суперечить вимогам Порядку проведення конкурсу на зайняття вакантних посад державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2016 року №246.

Відповідно до статті 44 Закону України «Про державну службу», Типового порядку проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 серпня 2017 року № 640, наказом начальника управління від 01 листопада 2019 року №33-к затверджено список працівників управління, оцінювання яких проводиться у 2019 році. За результатами оцінювання всі державні службовці отримали оцінку позитивно, проте визначення потреби у професійному навчанні, деталізація компетенцій, дати ознайомлення з результатом виконання завдань державними службовцями на бланках відсутні.

Оновлення потребує Положення про управління молоді та спорту обласної державної адміністрації, яке затверджене розпорядженням голови від 03 січня 2018 року № 22/2018-р в частині призначення заступника начальника. Відповідно до п.9 зазначеного Положення начальник управління може мати заступників, які призначаються на посаду та звільняються з посади головою облдержадміністрації за поданням начальника управління. Зазначене суперечить вимогам Закону України «Про державну службу». Враховуючи норму закону, керівник самостійного структурного підрозділу адміністрації є керівником державної служби, відповідно, суб’єктом призначення заступника начальника управління є начальник управління.

 

Розгляд звернень громадян

Під час аналізу діяльності управління по забезпеченню роботи із зверненнями громадян встановлено, що діловодство та контроль за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства, що відповідає Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організа­ціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.

Відповідно до вимог Інструкції реєстрація та облік письмових звернень громадян і звернень, отриманих на особистих прийомах, здійснюється в окре­мих журналах. Документи розміщуються у справах за встановленою формою у хронологічному порядку та зберігаються у відповідального працівника.

На виконання п.6 Указу Президента України від 07.02.2008 №109/2008 начальником управління затверджено графік прийому громадян керівництвом управління. Так, начальник управління здійснює особистий прийом щовівторка (14.00-17.00 год.), його заступник – щочетверга (10.00-13.00 год.).

З початку року до управління надійшло 13 письмових звернень, на осо­бистому прийомі в керівника побувало 12 осіб, його заступника – 4 особи. За тематикою найбільше звернень стосувалося питань виділення коштів на реалізацію спортивних проєктів, підтримки різних видів спорту тощо.

У результаті вибіркового аналізу звернень громадян, що надійшли до управління, порушень термінів їх розгляду не виявлено. Заявникам надається роз’яснення порядку оскарження прийнятого рішення у разі відмови в задоволенні вимог, викладених у заяві.

Разом з тим, під час здійснення аналізу розгляду звернень в управлінні мали місце порушення Інструкції, а саме:

– в окремих зверненнях реєстраційний штамп проставлений на супровідних документах, а не на зверненнях, як того вимагає п.2 Інструкції (звернення А-8 від 09.09.2019, Н-11 від 21.10.2019, А-12 від 29.10.2019);

– не завжди звернення від одного і того ж заявника формуються в одну справу (звернення С.Карась);

– на окремих обкладинках письмових звернень не вказано дату закінчення їх розгляду.

Доступ до публічної інформації

У ході вивчення діяльності управління з питань забезпечення доступу до публічної інформації з’ясовано, що наказом керівника управління  визначено відповідальну особу за реєстрацію, ведення обліку, опрацювання запитів на інформацію, а також за ведення та надання реєстру публічної інформації, що знаходиться у володінні управління.

З початку року до управління, через сектор забезпечення доступу до публічної інформації, надійшло 15 запитів на інформацію. Під час розгляду допускаються випадки невчасного та неповного їх виконання.

Реєстр публічної інформації, що знаходиться у володінні управління надається в електронному вигляді в повному обсязі (вихідна, вхідна документація та накази з основної діяльності).

Загалом, аналіз стану фактичного виконання вимог контрольних доку­ментів органів влади вищого рівня та обласної державної адміністрації свідчить про достатній рівень виконавської дисципліни, спостерігається позитивна тенденція в удосконаленні форм і методів контролю за ходом реалізації документів. Разом з тим, покращення потребує діяльність управління в частині виконання розпорядчих документів голови обласної державної адміністрації, ведення діловодства, дотримання законодавства з питань державної служби.

За результатами проведеної оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами голови обласної державної адміністрації діяльність управління молоді та спорту обласної державної адміністрації визначається як недостатньо ефективна.