ЗВІТ за результатами проведення оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами голови обласної державної адміністрацій в управлінні молоді та спорту облдержадміністрації

На виконання вимог розпорядження голови облдержадміністрації від 23.10.2018 №750/2018-р «Про проведення оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами голови облдержадміністрації», проаналізовано роботу управління молоді та спорту облдержадміністрації щодо виконання завдань, визначених актами Президента України, рішеннями Уряду, розпорядчими документами голови обласної державної адміністрації.

У своїй діяльності управління керується Регламентом обласної державної адміністрації (розпорядження від 08.02.2018 №197/2018-р), інструкцією з діловодства (розпорядження від 05.06.2018 №500/2018-р) та Положенням про управління молоді та спорту Хмельницької обласної державної адміністрації (розпорядження від 03.01.2018 №22/2018-р).

Встановлено, що управлінням проводиться певна робота із забезпечення реалізації вимог, визначених актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, інших центральних органів влади, розпорядженнями і дорученнями голови обласної державної адміністрації.

Робота управління спрямовується на забезпечення реалізації державної політики у сферах молоді, фізичної культури та спорту.

Під час вивчення стану планування в управлінні встановлено, що робота в цьому напрямку потребує суттєвого покращення.

Для організації власної роботи розробляються квартальні та місячні плани, затверджені заступником голови обласної державної адміністрації, проте у них не вказано дати затвердження, відповідно відслідкувати, чи терміни затвердження відповідають вимогам Регламенту ОДА, неможливо. В управління відсутні звіти про виконання планів роботи. Крім того, немає планів роботи відділів.

Слід зазначити, що управлінням не завжди вчасно забезпечується надання пропозицій для формування планів роботи облдержадміністрації, а також щомісячних та щотижневих заходів, які проводитимуться в області.

Потребує вдосконалення також робота з організації проведення апаратних нарад керівником управління, оскільки складається враження, що ця робота або не проводиться взагалі, або ведеться формально (немає протоколів нарад, де вказується, кому конкретно дається те чи інше доручення, терміни їх виконання, відмітка про виконання доручення тощо).

На належному рівні здійснюється інформування про виконання заходів, передбачених планами роботи облдержадміністрації. Інформації надходять вчасно та в повному обсязі.

Протягом 10 місяців 2018 року до управління, як головного виконавця направлено 174  документи, більшість з яких виконано у визначені терміни. Разом з тим, не забезпечено вчасне виконання двох документів, зокрема:

– лист Адміністрації Президента України стосовно участі у семінарі щодо організації спортивних змагань «Ігри Нескорених» (вх. ОДА від 15.02.2018 №56/1147-11-32/2018). Термін контролю – 20.02.2018, виконано – 22.02.2018;

– план Кабінету Міністрів України стосовно організації виконання Указу Президента України від 12.05.2018 року №123/2018 «Про підтримку розвитку системи спортивної реабілітації учасників бойових дій, які брали участь в антитерористичній операції, у заходах із забезпечення національної безпеки і оборони, відсіч і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях» в частині розроблення та реалізації регіональних планів заходів (вх. ОДА від 25.05.2018 №57/3532-11-17/2018). Термін контролю – 12.06.2018, виконано – 15.06.2018.

Необхідно зазначити, що згадані порушення допускаються незважаючи на неодноразові попередні нагадування.

Управління організовує роботу Координаційної ради з питань національно-патріотичного виховання при обласній державній адміністрації (розпорядження голови адміністрації від 16.03.2017 №188/2017-р). Згідно п.9 Положення про Координаційну раду її засідання проводяться не рідше одного разу на місяць. Проте, протягом 10 місяців цього року проведено лише 5 засідань. За результатами засідань оформляються протоколи, які відповідають вимогам щодо них. Разом з тим, поновлення потребує персональний склад Ради.

Під час вибіркового аналізу виконання розпорядчих документів голови облдержадміністрації з’ясовано, що інформації, в цілому, готуються якісно та вчасно. Разом з тим, виявлено ряд розпоряджень голови адміністрації, які залишилися поза увагою керівництва та працівників управління, зокрема:

– від 26.01.2018 №147/2018-р «Про виконання вимог законодавства щодо забезпечення мінімальної заро­бітної плати в області»;

– від 14.02.2018 №204/2018-р «Про розвиток соціального діалогу та співпрацю між органами виконавчої влади, органами місцевого самовряду­вання, роботодавцями та профспілко­вими організаціями області»;

– від 22.02.2018 №244/2018-р «Про підсумки роботи місцевих органів вико­навчої влади та органів місцевого самоврядування області з розгляду звернень громадян у 2017 році та зав­дання щодо підвищення її ефектив­ності у 2018 році»;

– від 30.03.2018 №341/2018-р «Про стан фінансово-бюджетної дисципліни в області за 2017 рік».

Розпорядження голови обласної державної адміністрації від 17.0.2018 №112/2018-р «Про план обласних заходів на 2018 рік з реалізації правопросвітницького проекту «Я маю право!» виконано з порушенням визначеного терміну.

Необхідно відмітити, що згадані порушення допускаються з причин нечіткості або відсутності резолюцій керівництва управління.

Відповідальність за організацію роботи з документами в управлінні по­кладено на провідного спеціаліста відділу з питань молоді цього структурного підрозділу, у посадовій інструкції якого визначено повнова­ження та обов’язки з питань роботи з документами.

З початку року до управління надійшов 631 документ, зареєстровано 1079 ви­хідних документів. Документи реєструються у журналах, що суперечить вимогам Інструкції з діловодства. Також в управлінні не запроваджено автоматизовану реєстра­цію вхідних та вихідних документів.

Бланки наказів не нумеруються та не обліковуються, вони роздруко­вуються виконавцями із комп’ютера.

З початку року зареєстровано 902 накази з основних питань діяльності, 28 – з кадрових питань, 23 – по відпустках та 5 – з адміністративно-госпо­дарських питань. З часу призначення відповідальною за організацію роботи з документами іншої посадової особи (з травня 2018 року) якість наказів поліп­шилася, вони формуються помісячно, більшість додатків підписується. Однак серйозні зауваження до оформлення та формування самих додатків. Окремі на­кази друкуються в оригінальних примірниках у такій кількості, як пропонує розробник, а не знімаються копії для використання в роботі, як регламентує Інструкція з діловодства, зокрема це стосується наказів з фінансових питань. Ці оригінали не обліковуються і не відслідковується порядок їх зберігання.

За час перебування на лікарняному начальника управління усі накази везуть до нього на підпис у м. Волочиськ, що суперечить положенню про струк­турний підрозділ, згідно якого на період відсутності керівника управління його обов’язки виконує заступник. При цьому накази не візуються, не редагуються, а передаються на реєстрацію відповідальному за організацію роботи з до­кументами у такому вигляді, як їх підготував виконавець.

Накази про преміювання працівників управління приймаються на підставі типового Положення про преміювання державних службовців, затвердженого наказом Міністерства соціальної політики України від 13.06.2016 №646, що суперечить п. 4 вказаного Положення.

В порушення Постанови Кабінету Міністрів України від 26.01.2011 р. №59 «Про затвердження Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи» бухгалтерську службу, в особі головного спеціаліста – бухгалтера, введено в штат відділу фізичної культури та спорту із підпорядкуванням начальнику відділу, хоча, відповідно до посадової інструкції бухгалтера, він підпорядковується керівнику управління.

Схоже порушення допущено і при визначенні обов’язків служби управління персоналу. Зазначені обов’язки покладено на провідного спеціаліста відділу з питань молоді та спорту управління А.Василюк, в посадовій інструкції якої визначено її підпорядкування начальнику відділу з питань молоді, заступнику начальника управління та начальнику управління, що суперечить вимогам статті 18 Закону України «Про державну службу» щодо прямого підпорядкування керівнику державної служби.

Під час аналізу діяльності управління у сфері проходження державної служби встановлено наступне.

Структура управління відповідає вимогам Постанови Кабінету Міністрів України від 12.03.2005 року №179 «Про упорядкування структури апарату центральних органів виконавчої влади, її територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій». Згідно затвердженого штатного розпису в управлінні 11 штатних одиниць: 3 посади державної служби категорії «Б» і 8 посад категорії «В», утворено 2 відділи: відділ фізичної культури та спорту і відділ з питань молоді. Тимчасово вакантною є посада начальника відділу з питань молоді.

Начальником управління затверджено положення про відділ фізичної культури та спорту, відділ з питань молоді та спорту управління.

Разом з тим, не затверджено Положення про службу управління персоналом, що суперечить вимогам наказу Національного агентства України з питань державної служби від 03 березня 2016 року №47 «Про затвердження Типового Положення про службу управління персоналом державного органу».

Станом на 20 листопада 2018 року в управлінні на обліку знаходилося  11 трудових книжок. Є книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Проте, в управлінні відсутній журнал обліку особових справ державних службовців, чим порушено вимоги наказів Нацдержслужби від 22 березня 2016 року №64 «Про затвердження Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців» та від 05 серпня 2016 №159 «Про затвердження форми Особової картки державного службовця та інструкції щодо її заповнення». З 11 особових карток державних службовців – 9 не відповідають встановленій формі. У справах відсутні такі обов’язкові документи як: довідка про проведення результатів перевірки передбаченої Законом України «Про очищення влади», довідка про результати проведення спеціальної перевірки відповідно до Закону України «Про запобігання корупції», витяг з протоколу засідання конкурсної комісії, подання про присвоєння чергового рангу державного службовця.

 До справ долучені не передбачені наказом НАДС від 22 березня 2016 року №64 документи, такі як: повідомлення в Державну фіскальну службу про прийнятих працівників, результати тестів, які є частиною матеріалів засідання конкурсної комісії, декларації осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, роздруковані з сайту Національного агентства з питань запобігання корупції та інші документи.

В окремих справах відсутні документи, які є в описі. Заяви про призначення, проведення перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади» надруковані, а не написані власноручно, як того вимагає чинне законодавство. Документи не прошиті та не пронумеровані.

В управлінні відсутні правила внутрішнього трудового розпорядку, що передбачено статтею 47 Закону України «Про державну службу».

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів від 20.04.2016 року №306 «Питання присвоєння рангів державних службовців та співвідношення між рангами державних службовців та іншими спеціальними званнями» вчасно не присвоєно чергові ранги державним службовцям управління (С.Кочмарський, В.Козунь, Р.Панівник, Р.Брилюк, Т.Кулібаба).

Наказом начальника управління від 01.02.2018 року №56 затверджено склад конкурсної комісії на зайняття вакантних посад категорії Б та В управління у складі 6 осіб.

У 2018 році проведено один конкурс на зайняття вакантної посади категорії В – провідного спеціаліста відділу з питань молоді. Умови проведення конкурсу затверджено наказом від 31.01.2018 року №3-к. Інформацію про проведення конкурсу розміщено на сайтах Хмельницької облдержадміністрації та Нацдержслужби. В конкурсі брали участь, згідно протоколу, дві особи.

Проте, в управлінні відсутній облік та реєстрація документів осіб, які бажають взяти участь у конкурсі. Порушено також вимоги Порядку проведення конкурсу на зайняття посад державної служби, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 25.03.2016 року №246, в частині оприлюднення результатів конкурсу (протокол засідання підписано 22 лютого, а оприлюднено лише 28 лютого, хоча необхідно було це зробити на наступний робочий день). В матеріалах конкурсної комісії відсутня зведена відомість середніх балів та відомості про результати тестування на знання законодавства. Відсутній журнал обліку других за результатами конкурсу осіб.

На виконання вимог статті 44 Закону України «Про державну службу» та Типового порядку проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 23.08.2017 року №640 наказом начальника управління від 12 жовтня 2018 року №25-к затверджено список працівників управління оцінювання яких проводиться у 2018 році. За результатами оцінювання всі державні службовці управління отримали оцінку –  позитивно. Оцінювання начальника управління та його заступника здійснюється головою облдержадміністрації.

Під час аналізу діяльності управління по забезпеченню роботи із зверненнями громадян встановлено наступне.

Діловодство та контроль за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства, що відповідає Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (далі – Інструкція).

Відповідно до вимог Інструкції реєстрація та облік письмових звернень громадян і звернень, отриманих на особистих прийомах, здійснюється в окремих журналах.

Водночас, слід зауважити, що у вказаних журналах допущено помилки і неточності. Зокрема, у графі «строк виконання» (журнал письмових звернень) терміни виконання (до червня 2018 року) не вказано; у графі «індекс» він подекуди вказується неправильно (журнал письмових звернень) або взагалі відсутній (журнал особистих прийомів); у графі «кому доручено розгляд, зміст доручення» (журнал особистих прийомів заступника начальника управління) переважно відсутні будь-які записи.

На виконання п.6 Указу Президента України від 07.02.2008 №109/2008 начальником управління затверджено графік (15.01.2018) особистого прийому громадян. Начальник управління здійснює прийом щовівторка (14.00-17.00 год.), його заступник – щочетверга (10.00-13.00 год.).

За звітний період у журналі особистого прийому В.Клімова зареєстровано 17 звернень. Варто відмітити, що передостаннє звернення (порядковий номер 16) датоване ще 12 липня, а останнє взагалі без дати (порядковий номер 17). У журналі особистого прийому В.Вешка зареєстровано 6 звернень.

З початку 2018 року в журналі зареєстровано 16 письмових звернень.

Документи із зверненнями розміщуються у справах за встановленою формою у хронологічному порядку та зберігаються у працівника, відповідального за звернення.

За тематикою найбільше звернень стосувалося питань щодо сприяння у виділенні коштів на реалізацію спортивних проектів, підтримки різноманітних видів спорту, придбання спортивного обладнання тощо.

У результаті вибіркового аналізу звернень громадян порушень термінів їх розгляду не виявлено.

Разом з тим, в окремих відповідях заявникам не надається роз’яснення порядку оскарження прийнятого рішення у разі відмови в задоволенні вимог, викладених у заяві, що є порушенням статей 15, 19 Закону України «Про звернення громадян» (звернення  від 12.11.2018 №С-16, від 28.09.2018 №С-15, від 27.07.2018 №П-14/1, від 06.06.2018 №К-12, від 27.02.2018 №170-02/2018, від 01.02.2018 №108-03/2018)

Також в окремих відповідях заявникам, зокрема,  від 27.02.2018 №170-02/2018 і від 01.02.2018 №108-03/201, допущено порушення Інструкції у частині реєстраційного вихідного індексу.

Під час здійснення аналізу розгляду звернень виявлено і інші порушення чинного законодавства України, а саме:

– всупереч п.1 вищевказаної Інструкції у журналі письмових звернень зареєстровано депутатський запит А.Ромасюкова від 09.02.2018;

– при реєстрації звернення В.Даниляка, адресованого начальнику управління від 25.01.2018 №1, порушено аб.10 п.2 Інструкції в частині присвоєння реєстраційного індексу (замість прізвища вказано початкову літеру назви організації, яку представляє заявник). Крім того, порушено аб.2 п.8 Інструкції, який передбачає формування звернень від одного і того ж заявника в одну справу;

– мав місце формальний підхід до розгляду звернень В.Даниляка (від 07.02.2018 №Д/237-16/09) і В.Свінца (від 14.02.2018 №С/295-16/09), надісла­них з облдержадміністрації.

При розгляді звернення В.Даниляка, в якому він скаржиться на праців­ників управління, всупереч резолюції заступника голови облдержадміністрації про надання пояснень облдержадміністрації, управлінням підготовлено і направлено відповідь безпосередньо заявнику, що є порушенням ст.7 Закону України «Про звернення громадян».

Схожа ситуація склалася стосовно розгляду звернення В.Свінца, який скаржився на поведінку одного з працівників управління. Керівництвом управління направлено формальну відписку безпосередньо заявнику, тоді як необхідно було підготувати проект відповіді.

У ході вивчення діяльності управління з питань забезпечення доступу до публічної інформації з’ясовано наступне.

Наказом начальника управління від 26.01.2018 № 42 відповідальною особою за організацію роботи із запитами на інформацію та узагальнення публічної інформації призначено Р.Брилюк, головного спеціаліста відділу фізичної культури та спорту.

Однак, з березня 2018 року відповідні обов’язки фактично виконувала А.Василюк, провідний спеціаліст відділу з питань молоді управління. Наказ про покладання обов’язків на А.Василюк відсутній.

Посадова інструкція А.Василюк містить положення, в якому окреслено її обов’язки щодо доступу до публічної інформації. Зокрема, у п.2.9. передбачено, що державний службовець організовує роботу із запитами на публічну інформацію, узагальнює та веде реєстр публічної інформації, що перебуває у володінні структурного підрозділу.

В управлінні ведеться окремий журнал для реєстрації запитів на інформацію. Однак, відомості про 2 запити, що надійшли з сектору забезпе­чення доступу до публічної інформації, не внесено до відповідного журналу.

Крім того, в журналі запитів на інформацію за №06 зареєстровано запит гр. М.Тетерука. Вищезгаданий запит в порушення вимог Положення про порядок складання, подання запиту до облдержадміністрації, затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації від 08 червня 2011 № 239/2011-р (у редакції розпорядження голови обласної державної адміністрації 22.01.2018 №120/2018-р) не передано до сектору забезпечення доступу до публічної інформації для реєстрації та надання керівництву адміністрації для розгляду. Запит розглянуто управлінням та надано відповідь запитувачу.

Також в журналі запитів за № 09 зареєстровано адвокатський запит. Однак, на такі документи не поширюється дія Закону України «Про доступ до публічної інформації».

Усі запити, резолюції керівництва та інформації управління сформовані у справи та зберігаються окремо від іншої документації.

Інформація на запити надається сектору забезпечення доступу до публічної інформації апарату адміністрації в термін, який зазначається в резолюції голови адміністрації.

Проте, інформації на запити неодноразово направлялись управлінню на доопрацювання у зв’язку з невідповідністю змісту запиту або неповнотою інформації.

У 2018 році до управління надійшло 35 запитів на інформацію через сектор забезпечення доступу до публічної інформації.

Реєстр публічної інформації, що знаходиться у володінні управління надається в електронному вигляді в повному обсязі (вихідна, вхідна документація та накази основної діяльності).

У 2018 році створено місце, де запитувачі можуть ознайомитись із документами управління, про що розміщено оголошення на офіційному сайті облдержадміністрації.

Разом з тим, кожен розпорядник інформації повинен здійснювати її оприлюднення, що передбачено статтею 15 Закону України «Про доступ до публічної інформації». Із наведеного в Законі переліку управлінням оприлюднено лише структуру та функції.

У зв’язку з відсутністю власного сайту, частина інформації розміщена у спеціальному місці, де запитувачі можуть ознайомитись із документами.

Оприлюднення інформації зробило б діяльність управління більш прозорою та зменшило б кількість скарг та запитів на інформацію, що стосуються не оприлюдненої інформації, а саме:

1) про організаційну структуру, місію, функції, повноваження, основні завдання, напрями діяльності та фінансові ресурси (структуру та обсяг бюджетних коштів, порядок та механізм їх витрачання тощо);

2) нормативно-правові акти, акти індивідуальної дії (крім внутрішньо-організаційних), прийняті розпорядником, проекти рішень, що підлягають обговоренню, інформацію про нормативно-правові засади діяльності;

3) перелік та умови отримання послуг, що надаються управлінням, форми і зразки документів, правила їх заповнення;

4) порядок складання, подання запиту на інформацію, оскарження рішень розпорядників інформації, дій чи бездіяльності;

5) інформацію про систему обліку, види інформації, яку зберігає розпорядник;

5-1) перелік наборів даних, що оприлюднюються у формі відкритих даних;

6) інформацію про механізми чи процедури, за допомогою яких громадськість може представляти свої інтереси або в інший спосіб впливати на реалізацію повноважень розпорядника інформації;

7) плани проведення та порядок денний відкритих засідань;

8) розташування місць, де надаються необхідні запитувачам форми і бланки установи;

9) загальні правила роботи установи, правила внутрішнього трудового розпорядку;

10) звіти, в тому числі щодо задоволення запитів на інформацію;

11) інформацію про діяльність суб’єктів владних повноважень (місцезнаходження, поштову адресу, номери засобів зв’язку, адреси офіційного веб-сайту та електронної пошти; прізвище, ім’я та по батькові, службові номери засобів зв’язку, адреси електронної пошти керівника органу та його заступників, а також керівників структурних та регіональних підрозділів, основні функції структурних та регіональних підрозділів, крім випадків, коли ці відомості належать до інформації з обмеженим доступом; розклад роботи та графік прийому громадян; вакансії, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад; перелік та умови надання послуг, форми і зразки документів, необхід­них для надання послуг, правила їх оформлення; перелік і службові номери засобів зв’язку підприємств, установ та організацій, що належать до сфери їх управління, та їх керівників; порядок складання, подання запиту на інформацію, оскарження рішень управління, їх дій чи бездіяльності; систему обліку, види інформації, якою володіє управління);

12) іншу інформацію про діяльність управління, порядок обов’язкового оприлюднення якої встановлений законом.

Необхідно зазначити, що у грудні 2017 року проводилось вивчення діяльності управління молоді та спорту облдержадміністрації, в ході якого надавалась методична та практична допомога працівникам управління. З моменту вивчення не повністю реалізовано рекомендації, що надавались раніше.

Загалом, аналіз стану фактичного виконання вимог контрольних документів органів влади вищого рівня та обласної державної адміністрації свідчить про недостатній рівень виконавської дисципліни. Суттєвого покращен­ня потребує діяльність управління в частині виконання документів центральних органів виконавчої влади та голови обласної державної адміністрації, дотримання законодавства з питань державної служби, публічної інформації, діловодства та  планування роботи.

За результатами проведеної оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами голови обласної державної адміністрації діяльність управління молоді та спорту обласної державної адміністрації визначається як неефективна.

Поділитись —